Verzorgen van adequate informatievoorziening aan burgers en bedrijven.

Het verbeteren van de gemeentelijke bereikbaarheid is in 2019 speerpunt van onze dienstverlening. Op andere onderdelen kiezen we voor een doelmatige en sobere inrichting.

Op hoofdlijnen zetten we de volgende informatiekanalen in:

1.   Post en e-mail
Inkomende post wordt sinds de overgang naar het nieuwe stadskantoor in augustus 2016, voor 90% digitaal verwerkt. De resterende 10% betreft vrijwel uitsluitend post die niet digitaal verwerkt hoeft te worden, zoals reclame. Daar waar aanvragen nog analoog (op papier)  binnenkomen is het van belang om het daarop volgende digitaliseringsproces beter te integreren in de totale (team overstijgende) processen van aanvraag tot bijvoorbeeld beschikking / toekenning. In 2019 en verder investeren we in proces- en systeem-optimalisatie van de inkomende en uitgaande documentstromen, zodat de continuïteit, betrouwbaarheid en kwaliteit wordt geborgd. Met aandacht voor efficiency, wettelijke- en gemeentelijke kaders zoals privacy, informatieveiligheid en de Archiefwet.
2.   Telefonie
In 2018 zijn we gestart met een verbetertraject in ons klantcontactcenter (KCC), door te investeren in medewerker, proces en systeem. In 2019 gaan we daarmee door. Voor burgers en bedrijven moet deze investering merkbaar leiden tot een betere telefonische bereikbaarheid. Kortere wachttijden, meer service, minder doorverbinden.

3.   Centrale balie
De receptiefunctie in het stadskantoor wordt verzorgd door de gastvrouw/-heer. Deze is het eerste aanspreekpunt voor bezoekers van het stadskantoor. Ze zorgen voor de ontvangst van de bezoekers, ze helpen de burgers met vragen en verstrekken informatie. Daarnaast zorgen ze voor de ontvangst en doorgeleiding van bezoekers voor zowel bestuur en ambtenaren.

4.   Digitale diensten
Toegankelijk, begrijpelijk en taaksucces. Dat zijn de drie elementen waar we voor de online dienstverlening in 2019 op gaan sturen.

• Toegankelijk: we zorgen ervoor dat we alle maatregelen nemen die nodig zijn om te blijven voldoen aan de Wet Digitale Toegankelijkheid.
• Begrijpelijk: webteksten moeten begrijpelijk zijn voor de bezoekers van www.venlo.nl . We volgen hierin het advies op van de Rijksoverheid om digitale teksten op B1 taalniveau (eenvoudig Nederlands) aan te bieden.
• Taaksucces: de mate waarin inwoners en bedrijven succesvol een online product kunnen afnemen. We zorgen ervoor dat we hier regelmatig steekproefsgewijs op toetsen en bijsturen.

5.    Corporate communicatie
De gemeente Venlo heeft de beschikking over een aantal corporate communicatiemiddelen, oftewel eigen media, die zij inzet om haar inwoners te informeren en met hen in contact te komen; tweewekelijkse tv-uitzendingen van Met het Oog op Venlo, Beeldkrant (beide op Omroep Venlo), gemeentelijke publicaties in ViaLimburg editie Venlo, de social media kanalen Facebook, Twitter, Instagram, Youtube en LinkedIn.
Daarnaast is in het voorjaar van 2018 een pilot gestart met de nieuwe gemeentelijk nieuwssite VenloOnline. Evaluatie vindt plaats in het najaar van 2018. In 2019 zetten we het gebruik van de genoemde communicatiemiddelen voort, waarbij we steeds kijken naar een goede mix tussen de traditionele media en de online, social media kanalen. De verwachting is dat de inzet van social media verder zal toenemen. Dit zagen we ook in het afgelopen jaar: het aantal volgers, het aantal berichten en het bereik nemen nog steeds toe.
Daarnaast ontstaat er op de social media kanalen ook in toenemende maten het gesprek over relevante onderwerpen. Webcare, het beantwoorden van vragen en reageren op berichten op social media, zal in 2019 nog belangrijker worden voor de gemeente Venlo. Tegelijkertijd gebruiken we de online kanalen om de traditionele tv-uitzending van Met het Oog op Venlo bij een bredere doelgroep onder de aandacht te brengen. Door de verschillende communicatiemiddelen slim op elkaar aan te laten sluiten versterken zij elkaar.

Onderstaande tabel bevat géén cijfers, omdat vanwege BVV-voorschriften de lasten (en baten) van Publieke Informatievoorziening als overhead opgenomen zijn in programma 12 (algemene middelen).